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有給休暇が取得できない!人手不足の理由には2つの原因がある。

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こんにちは、横浜メガネ(@yokohamamegane)です。

先日、有給休暇の基礎的なお話をしました。


有休って、取得できる方は取得できるし、取得できない方は本当にできないです。
同じ会社なのに、部署によっても顕著に現れたりもします。

有休を取りたくても取れない、主な原因は2種類あります。
・有給休暇取得に理解のない上司、もしくは会社の雰囲気が取得を認めない。
・人手不足で取得ができない。

上記の2つが取得したくてもできない理由です。

今回は、2番目の「人手不足で取得ができない」にスポットを当てます。
そして、人手不足が理由で有休が取れないのには、2つの原因があることをお話しします。

特に、管理者や人事関係部署の方に知っていただきたい内容になっています。

人手不足で有給休暇が取れない。

僕の友人に、
「最後に取った有休が、いつだかわからない」
なんてことを話す人が何人かいます。

理由を聞くと、
「人がいない」
「採用はしているけど、すぐ辞めてしまう」
が多いです。

実際、有給休暇が取得できない方が勤めている職場は、友人と同じような環境が多いと思います。

人が足りなくて有給休暇が取得できないのにも、2つの原因があります。
・欠員が出ていて、担当の仕事全てに社員が配置できていない。
・欠員は出ていないが、ギリギリの人数で有休が取れない。

上記の2種類のどちらかが原因で、有休の消化ができていないことがほとんどです。

そんなときは「曜日別適正人員配置」と「休暇要員」、この2つを調べて補充することが大切になります。

適正人員配置とは?

初めて聞く方もいらっしゃるかもしれません。
適正人員配置とは、仕事に対して適正な人数を配置することです。
適正配置人数や適性要員配置とも言われているものです。

例えば、下記のような企業と社員がいるとします。
・1日8時間、週5日勤務。
・土曜と日曜が休み。
・5つの担務。
・有給休暇を各自20日付与されてる。
・お盆と正月に1週間の休みがある。

どこの企業でも下の表のように、仕事に人を配置しますよね。

仕事 担務1 担務2 担務3 担務4 担務5
担当者 Aさん Bさん Cさん Dさん Eさん

5つの仕事に対して、5人います。
仕事に対して一つずつ担当者が配置されているので、仕事が進まない、もしくはお客様へ迷惑をかけることは、基本的にありません。

5つの仕事に対して、5人が配置されているので適正人員配置のように見えますが、これは適正人員配置ではありません。


では、次はどうでしょう。

仕事 担務1 担務2 担務3 担務4 担務5
担当者 Aさん Bさん Cさん Dさん 欠員

Eさんが退職してしまったため一人欠員となり、担務にも穴が開くようになってしまいまいした。

見てわかるように、適正人員配置ではありません。

こうなると、他の4名で担務5をフォローしないといけません。
Aさん~Dさんの4名には、それぞれの仕事があり、その仕事をしながらのフォローです。

単純計算ですが、全員が8時間勤務なので、Eさんの穴を埋めるため、一人2時間分の業務量が多くなります。

毎日2時間分も仕事が多いのって、大変ですよね。
定時で終わらせるのは、厳しいです。

Eさんが辞める前も辞めた後も、なぜ適正人員配置ではないのか?
それは、休暇要員が考えられていないため、有給休暇が付与できないからです。

休暇要員配置とは?

休暇要員とは、働く社員が心身ともにリフレッシュする有給休暇を取得するために必要な人員のことを言います。
土曜や日曜などの会社の休日ではなく、有給休暇を指します。

適正人員配置でお話しした、下記の表のような配置なら、会社の休み(土日)のみでしたら対応も可能です。

仕事 担務1 担務2 担務3 担務4 担務5
担当者 Aさん Bさん Cさん Dさん Eさん

ですが、働いている方には、平等に有給休暇が付与されます。
5担務の5人雇用では、有給休暇を消化することは難しく、取得しようとすれば「人が足りない」になってしまいます。

本来なら下の表のように、休暇要員も含めて配置するのが適正人員配置になります。

仕事 担務1 担務2 担務3 担務4 担務5 休暇要員
担当者 Aさん Bさん Cさん Dさん Eさん Fさん

人が足りなく、休暇が取れない職場や部署には、
1.欠員が出ていて、担当の仕事全てに社員が配置できていない。
2.欠員は出ていないが、ギリギリの人数で有休が取れない。
のどちらかが存在します。

1番が理由の場合は、欠員の補充と、それに合わせて休暇要員の補充が必要です。
2番が理由の場合は、休暇要員の補充が必要になります。

欠員の補充は、仕事量を時間換算する仕事量換算によって算出された人数で、採用活動をどこの会社でも行っているはずです。

担務一人当たりの仕事量は、職種や業務によって変わってきますので、今回は仕事量換算についてはお話ししません。

意外とされていない休暇要員の算出方法をお話し、有給休暇を取得できる人員配置を話していきます。

休暇要員の算出方法。

先ほどと同じ表を使用して、話を進めていきます。

仕事 担務1 担務2 担務3 担務4 担務5 休暇要員
担当者 Aさん Bさん Cさん Dさん Eさん Fさん

 この表を見て
「なぜ休暇要員って1人なの?2人じゃダメなの?」
って思った方もいると思います。

企業としては、できる限り人件費を抑えたいので、1人で済むなら1人の採用で抑えたいですよね。

今回、例とした企業は、
・1日8時間、週5日勤務。
・土曜と日曜が休み。
・5つの担務。
・有給休暇を各自20日付与されてる。
・お盆と正月に1週間の休みがある。
としています。

この場合は、1人の休暇要員を増やすだけで、最大1人20日の有給休暇が取得できるようになります。

有給休暇を消化するための、一週間の最大付与数の算出方法。

休暇要員を算出するためには、まず先に、一週間に何日有休を付与できるかを知らなければいけません。

それを調べるためには、公式があります。

これが休暇要員算出の基となります。
では、説明していきます。

まず社員数は5名なので5になります。
次に「20日」ですが、この数字は有給休暇の1年間に付与される最大日数の20日になります。

そして、最後の年間の合計週。
端数の日数を切り捨てると、年間の合計週は52週になります。

そのうち、有給休暇を付与できない週があれば、その分を引いていきます。
今回の例でいくと、お盆と正月休みには会社自体が休みになりますので、有給休暇は付与できません。
52週間から2週間を引いた、50週間になります。

以上の説明から、数字を当てはめると以下になります。

社員数 × 有休数 ÷ 週合計 週付与数
算出方法 5 × 20 ÷ 50 2

社員が5人いる場合、一週間に2日付与することによって、合計100日分の有休が消化できます。

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休暇要員算出のための、曜日別適正人員配置表の作成方法。

曜日別適正人員配置表の作成は、どんな職種、業種だろうと作成するものだと思っています。

これがなく勤務指定を作成していると、
・有給休暇が取得できていない、もしくは全てを取得しきれない。
・残業時間が以上に多い。
などがありますので、一度作成してみるといいと思います。

まずは一番最初の5名5担務の曜日別適正人員配置表を作成します。

仕事 担務1 担務2 担務3 担務4 担務5
担当者 Aさん Bさん Cさん Dさん Eさん

前段で算出した、5名の週間最大有休付与日数は2日でした。
それを、作成した曜日別適正人員配置表に入力すると、以下のようになります。 

曜日別
適正配置人数
0 5 5 5 5 5 0
社員数5人
日勤出勤 0 5 5 5 4 4 0
土曜休み 0 0 0 0 0 0 5
日曜休み 5 0 0 0 0 0 0
有給休暇 0 0 0 0 1 1 0
その他の休暇 0 0 0 0 0 0 0
社員数合計 5 5 5 5 5 5 5
配置過不足 0 0 0 0 -1 -1 0


曜日適正人員配置表から見る、雇用人数。有給休暇の木曜日と金曜日の欄に1日ずつ設定してあります。
設定日は他の曜日でも問題ありません。

有休付与日を設定してみると、木曜と金曜がマイナス1と不足が出ています。
このマイナスが、実際に取得することができない弊害となっています。

この表を作成して初めて、有給休暇が取得できる職場環境が作れる準備ができます。

上記の表で、木曜と金曜に取得してもらう場合、2つのパターンがあります。
・欠員が出る状態で、残業対応で取得。
・休暇が取れるように、新たに採用する。

短期間対応なら、残業対応でもいいと思います。
ですが、この判断は悪手です。

働いている側としては、有給休暇を取得するたびに、他の社員が残業になることが精神的に負担となってしまいます。

結果、有休を取得できない雰囲気になり、取得ができない職場となります。
そして、退職する社員がいづれ出てきてしまう可能性もあります。

ここでは、新たに採用する判断が良策となります。
採用する際に、何人採用すればいいのかを、次の項で見ていきます。

曜日別適正人員配置表からみる、新規採用人数。

前段の表を見ると、不足している日数は2日のみです。
1人採用で十分だと思いますが、ここで一つ注意したいことがあります。

社員数が増えれば、その分付与しなければいけない週間休暇付与日数に変化が出ます。
計算をすると、

社員数 × 有休数 ÷ 週合計 週付与数
算出方法 6 × 20 ÷ 50 2.4

社員5人の時より、週付与数が0.4日増えています。
採用すれば、その分増えますので、ここで新たに曜日別適正人員配置表を作成します。
作成したのが、以下のとおり。 

曜日別
適正配置人数
0 5 5 5 5 5 0
社員数6人
日勤出勤 0 5 5 5 5 5 0
土曜休み 0 0 0 0 0 0 6
日曜休み 6 0 0 0 0 0 0
有給休暇 0 0 0 1 1 1 0
その他の休暇 0 1 1 0 0 0 0
社員数合計 6 6 6 6 6 6 6
配置過不足 0 0 0 0 0 0 0

新たに1人採用すると、社員数が6人となります。
先ほど、算出した週付与日数は2.4日となっています。
0.1~0.9が算出結果として出た場合は、繰り上げます。

ですので、2.4日は3日となります。
上記表にも、水曜日を新たに付与日とし設定してあります。

他の月曜日や火曜日は、過不足なしとなっていますので、週5日の8時間雇用をしなくても、週3日で雇用すれば無駄な人件費を抑制することが可能になります。

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曜日別適正人員配置表、実際に作成したものと注意したいこと。

上記の説明に使用した、曜日別適正人員配置表は、簡易的なものになります。
より詳細に作成したい方は、下の表を参考にしていただくといいと思います。

以前友人に頼まれ作成し、今も使用されているものなので、どの職種でも使えると思います。

ちょっと細かいですけど、これぐらいのを作成していれば、数字だけ入力し直せば長い期間使えます。(部課名、役職は適当に名称を付けています)

作成時の注意点。

・お盆や正月休みが全社員固定されていないシフト制の場合は、その日数分を20日に足してください。
・20日で計算せず、前年保有分のみの有休を消化させたい場合は、全社員の保有日数の合計を年間週合計で割って算出してください。
・表を作成しても、個人ごとの消化日数は管理する必要があります(有休取得が義務化になった場合は、必須だと思います)。

まとめ:有給休暇を取得しやすい環境作りのためには必要なことです。

初めての方には、少し取っ付きにくいかもしれません。
ですが、慣れると簡単に作成できますし、絶対に必要なことです。

有給休暇は申請行為になるので、申請しない社員の意識の問題という方もいます。
でも、実際には有給休暇が取得しやすい雰囲気ではない場合もあります。

どちらかと言えば、取得しにくい雰囲気があり、職場作りができていないのではないかと思います。

職場環境、雰囲気をよくするように旗振りをするのは、管理者などの経営側です。
「取らせられない」と一言で終わらせず、一度配置を確認してみてください。

有給休暇取得促進の参考になればと思い、本記事を書きました。

では、また〜。
最後まで読んでいただき、本当にありがとうございました。